Конференција за печат

Еден од највообичаените начини за промоција на вашите вести и активности е организирање и одржување конференција за печат. Но, таа се свикува само ако имате да соопштите нешто уникатно и важно, да кажете нешто ново, или за да одговорите бргу на некоја голема вест, а немате време да му се обратите на секој медиум одделно.

Користењето на конференцијата за печат како комуникациска врска со јавноста е едноставно, евтино и многу ефикасно. Таа ќе ви овозможи да одговорите на прашањата на новинарите и отворено да проговорите за некои клучни теми и настани. Потрудете се вестите што треба да ги пренесете да ги артикулирате прецизно и на интересен начин.

Потрудете се добро да ја подготвите конференцијата за печат, а вашиот портпарол подгответе го за неочекувани прашања кои новинарите би можеле да му ги постават. Ако за време на конференцијата за печат се случат грешки или некои непредвидени ситуации, тие лесно можат да станат главна тема или наслов во вестите. Ова е нешто што не го посакувате. Затоа, водете сметка тоа да не ви се случи и секогаш бидете најдобро подготвени.

Како се организира конференција за печат?
Пред да организирате конференција за печат, размислете дали е навистина неопходно да ја закажете, или е подобро да информирате со изјава преку соопштение за печат, проследено со телефонски повици. Пред да одлучите да свикате конференција за печат, треба не само да размислите за содржината (кој ќе зборува, што ќе се каже и колку ќе трае), туку и да земете предвид дека е важен и форматот (каде ќе се одржи конференцијата и како ќе биде организирана, колку медиуми ќе поканите). 

Конференцијата за печат не треба да наликува на предавање. Во зависност од бројот на говорниците, ограничете ги нивните презентации на разумен временски интервал, оставајќи доволно време за одговарање на прашањата од новинарите. Ако е потребно, обезбедете превод, а соопштението за печат и другите материјали напишете ги на повеќе од еден јазик, во зависност од публиката. Тоа можат да бидат различни локални јазици, како и странски јазици ако имате странски гости или новинари.

Локација 
Во зависност од тоа што треба да го соопштите, од локацијата на вашата канцеларија и од буџетот, обидете се за одржување на конференцијата за печат да изберете локација до која медиумите ќе дојдат лесно. Вашата канцеларија може да биде адекватно место, ако имате доволно простор. Или, пак, размислете за клубот на новинари или во салата за конференции за печат во зградата на некој државен орган, па дури и во некоја хотелска соба во центарот на градот. Просторијата треба да биде доволно голема за во неа удобно да се сместат 20 отсто повеќе од бројот на гостите кои ги очекувате, но не и премногу голема за групата да не се чувствува изгубена во просторот. Изберете просторија што ќе ја има потребната електрична инсталација за вашата опрема за презентација и за бројот на телевизиските екипи што ги очекувате.

При изборот на просторот, имајте предвид дека публиката треба да биде блиску до презентерите, но и дека треба да постои јасна дистинкција помеѓу презентерите или домаќините на настанот и публиката. Ако е можно, најдобар избор е амфитеатар, бидејќи има најдобра акустика, камерманите може да се постават на неколку агли, а публиката ќе се чувствува пријатно во просторот. Добра опција е и обична просторија во форма на училница, со голема табла свртена кон столовите. Таквиот простор обезбедува добри визуелни услови за презентација и ќе го фокусира вниманието на публиката врз говорниците. Во овој случај, не заборавајте во средината на собата да оставите доволно широка патека меѓу столовите, по која ќе се движат камерманите и фотографите. Ако е можно, избегнувајте долги маси за банкети, бидејќи новинарите за време на презентацијата ќе бидат фокусирани на своите колеги, а камерманите и фотографите тешко ќе можат да направат снимки од вашата презентација.

 

Двапати проверете дали

 
 
  Озвучувањето работи (ако е потребно);
  Стативот за микрофони и микрофоните функционираат (ако е потребно и ако ги има);
  Има доволно приклучоци за камерите;
  Има список за запишување и материјали.

Технички прашања
Проверете ја просторијата каде ќе се одржува конференцијата за печат неколку часа пред почетокот на настанот. Проверете дали целата опрема функционира и дали се исполнети техничките услови. Ако користите подиум, погрижете се тој да биде поставен како што треба и да е во една боја. 

Сината се смета за најдобра боја за позадина - делува смирувачки и добра е за на телевизија. Од ѕидовите тргнете ги сите слики и отстранете ги огледалата. Зад подиумот со говорниците поставете го логото или плакатот на вашата организација, за да го снимат телевизиските камери и фотографите. Логото може да го поставите блиску до микрофонот, а во близина ставете ги графиконите кои ќе ги користите.  


Време 

Многу е важно да сметате на времето. Општо земено, во Македонија најдобро време за одржување конференција за печат е помеѓу 10 и 13 часот. Во спротивно, ризикувате да нема одѕив од медимуите. Во Македонија новинарите обично почнуваат да работат околу 9 часот (освен во радиостаниците). Крајните рокови за предавање на текстовите во печатените медиуми се рано попладне. Потрудете се вашата конференција за печат да не се одржува во исто време со некој друг важен настан или со друга конференција за печат. Проверете во некоја од големите новински агенции дали се случуваат и други настани во исто време.

Времетраење 
Времетраењето на конференцијата за печат е многу битно. Таа не треба да трае подолго од 45 минути. Трудете се да останете фокусирани врз една тема и во воведното обраќање учтиво истакнете ги правилата и потсетете ги новинарите дека ќе одговарате само на прашања кои се поврзани со вашиот настан. Тоа не значи дека не треба да бидете подготвени за неочекуваното.

Структура 
Ако имате модератор, тоа обично помага конференцијата за печат да се одвива според планот. Модераторот треба да ги претстави сите учесници по име, функција и организација (медиумите овие податоци треба да ги добијат и во писмена форма); да го контролира времето на презентациите и сесиите за прашања и одговори; и да ја затвори конференцијата за печат.

Почеток:

Модераторот или водителот ја поздравува публиката и ги претставува говорниците. Секое лице треба да биде претставено со целото име и презиме и со функцијата.


Изјави:

Изјавите треба да бидат кратки, јасни и конкретни, и вкупно не подолги од 15 минути. Имајте ги изјавите и во писмена форма и на повеќе јазици (ако е потребно). На крајот на конференцијата за печат поделете им ги на новинарите.


Прашања:

Секој новинар што поставува прашање треба да си го каже името и медиумската организација која ја претставува. Ако новинарот не само што прашува, туку се обидува и да отвори некаква дебата, потрудете се да не бидете вовлечени во неа.



Затворање:

Модераторот или водителот треба да и се заблагодари на публиката и да ја повтори главната порака или информација на конференцијата.

 

СОВЕТИ:

 
 
  Не избегнувајте да одговорите на прашањата.
  Не велете дека ќе одговорите подоцна, а потоа да не одговорите.
  Не велете: "Немам коментар" или: "Не знам". Ако не сте подготвени да дадете прецизен одговор, најдобро речете: "Одговорот ќе го добиете во текот на денот", и потрудете се тоа навистина да биде така.
  Ако ви постават прашање кое е надвор од темата, одговорете го, но потоа обидете се да се вратите на главната тема на конференцијата за печат.
  Не заборавајте дека не се претставувате само себеси, туку и вашата организација.
  Првиот презентер треба да ги резимира петте прашања во една кратка изјава што ќе се фокусира врз три главни точки и нема да трае подолго од 5 минути.
  Правилата кажете ги однапред: колку ќе трае конференцијата, колку време е предвидено за прашања и одговори и дали по неа има можност за одделни интервјуа (првенствено за ТВ и за радиостаниците на кои им требаат конкретни кратки изјави за нивните прилози).
  Подгответе список на кој новинарите ќе се потпишуваат кога ќе пристигнат на конференцијата за печат. Нека го наведат нивното име, функција, организација и контактни информации (број на мобилен телефон, факс, и-мејл адреса). Податоците може да ги искористите за да ја ажурирате вашата база на податоци. Ова ќе ви помогне да ги идентификувате и да стапите во контакт со оние медиуми чии новинари присуствувале на вашата конференција за печат. Тоа овозможува да стапите во контакт со нив и да им дадете дополнителни информации, ако сметате дека е потребно.
  Во повеќето случаи, на конференцијата за печат треба да има најмногу двајца говорници и еден експерт за темата.
  Кога ќе ја дистрибуирате поканата за конференцијата, не заборавајте ги националните новински агенции. Повеќето од нив до корисниците испраќаат список на дневни настани.
 

РАСПОРЕД

 
 
  Една недела пред конференцијата за печат:
  Проверете ја просторијата;
  Резервирајте озвучување и микрофони;
  Дизајнирајте и изработете позадина;
  Направете список за потпишување на новинарите и прес-пакети;
  Поканите испратете ги по факс, пошта или преку лична испорака на: уредниците, редакциите, репортерите, националните новински агенции.
   
Еден ден претходно:
  Формализирајте го редоследот на говорниците и кој што ќе каже;
  Јавете им се на сите релевантни медиуми и инсистирајте на нивно присуство;
  Испечатете ги имињата и функциите на говорниците за да им ги дадете на медиумите.
 
Тоа утро:
  Повторно проверете ја просторијата неколку часа пред почетокот на конференцијата за печат;
  Проверете ја целата опрема и електриката.
 
За време на конференцијата за печат:
  Направете список за присуство на новинарите со нивни имиња и адреси;
  Поделете прес-пакети (види ја листата за проверка на прес-пакет на стр. 39);
  Поделете испечатен список на учесници;
  Обратете се со воведен збор и претставете ги говорниците;
  На барање, договорете и одделни интервјуа;
  Снимајте ја конференцијата на аудиолента и направете фотографии за интерна употреба и за публикации.
 
По конференцијата за печат:
  Испратете им прес-пакет на оние кои не дошле на конференцијата за печат;
  Јавете им се на некои новинари кои не дошле, но не бидете премногу агресивни;
  Следете ги и снимајте ги извештаите на локалните електронски медиуми и исечете ги написите објавени во печатот;
  Соберете ги материјалите на едно место и што поскоро испратете им ги на учесниците заедно со кус извештај.

Истражувања и публикации

Правила и закони

Проектот „Попреченоста е прашање на перцепција“, го спроведуваат Институтот за медиуми и различности од Лондон, Македонскиот институт за медиуми и Националниот совет на инвалидските организации на Македонија.

Проектот е финансиран од Европската Унија, преку Европскиот инструментот за демократија и човекови права (ЕИДХР).

euflagEUsoTEBE2

 

 

 

Оваа веб-страница е изработена со поддршка од Европската Унија. Содржината на оваа веб-страница е одговорност единствено на Институтот за медиуми и различности од Лондон и на никаков начин не ги одразува гледиштата на Европската Унија.

© 2018 Aktiv.mk. All Rights Reserved.