Frequently Asked Questions - Односи со јавноста

FAQs - Односи со јавноста
Конференција за печат

Еден од највообичаените начини за промоција на вашите вести и активности е организирање и одржување конференција за печат. Но, таа се свикува само ако имате да соопштите нешто уникатно и важно, да кажете нешто ново, или за да одговорите бргу на некоја голема вест, а немате време да му се обратите на секој медиум одделно.

Користењето на конференцијата за печат како комуникациска врска со јавноста е едноставно, евтино и многу ефикасно. Таа ќе ви овозможи да одговорите на прашањата на новинарите и отворено да проговорите за некои клучни теми и настани. Потрудете се вестите што треба да ги пренесете да ги артикулирате прецизно и на интересен начин.

Потрудете се добро да ја подготвите конференцијата за печат, а вашиот портпарол подгответе го за неочекувани прашања кои новинарите би можеле да му ги постават. Ако за време на конференцијата за печат се случат грешки или некои непредвидени ситуации, тие лесно можат да станат главна тема или наслов во вестите. Ова е нешто што не го посакувате. Затоа, водете сметка тоа да не ви се случи и секогаш бидете најдобро подготвени.

Како се организира конференција за печат?
Пред да организирате конференција за печат, размислете дали е навистина неопходно да ја закажете, или е подобро да информирате со изјава преку соопштение за печат, проследено со телефонски повици. Пред да одлучите да свикате конференција за печат, треба не само да размислите за содржината (кој ќе зборува, што ќе се каже и колку ќе трае), туку и да земете предвид дека е важен и форматот (каде ќе се одржи конференцијата и како ќе биде организирана, колку медиуми ќе поканите). 

Конференцијата за печат не треба да наликува на предавање. Во зависност од бројот на говорниците, ограничете ги нивните презентации на разумен временски интервал, оставајќи доволно време за одговарање на прашањата од новинарите. Ако е потребно, обезбедете превод, а соопштението за печат и другите материјали напишете ги на повеќе од еден јазик, во зависност од публиката. Тоа можат да бидат различни локални јазици, како и странски јазици ако имате странски гости или новинари.

Локација 
Во зависност од тоа што треба да го соопштите, од локацијата на вашата канцеларија и од буџетот, обидете се за одржување на конференцијата за печат да изберете локација до која медиумите ќе дојдат лесно. Вашата канцеларија може да биде адекватно место, ако имате доволно простор. Или, пак, размислете за клубот на новинари или во салата за конференции за печат во зградата на некој државен орган, па дури и во некоја хотелска соба во центарот на градот. Просторијата треба да биде доволно голема за во неа удобно да се сместат 20 отсто повеќе од бројот на гостите кои ги очекувате, но не и премногу голема за групата да не се чувствува изгубена во просторот. Изберете просторија што ќе ја има потребната електрична инсталација за вашата опрема за презентација и за бројот на телевизиските екипи што ги очекувате.

При изборот на просторот, имајте предвид дека публиката треба да биде блиску до презентерите, но и дека треба да постои јасна дистинкција помеѓу презентерите или домаќините на настанот и публиката. Ако е можно, најдобар избор е амфитеатар, бидејќи има најдобра акустика, камерманите може да се постават на неколку агли, а публиката ќе се чувствува пријатно во просторот. Добра опција е и обична просторија во форма на училница, со голема табла свртена кон столовите. Таквиот простор обезбедува добри визуелни услови за презентација и ќе го фокусира вниманието на публиката врз говорниците. Во овој случај, не заборавајте во средината на собата да оставите доволно широка патека меѓу столовите, по која ќе се движат камерманите и фотографите. Ако е можно, избегнувајте долги маси за банкети, бидејќи новинарите за време на презентацијата ќе бидат фокусирани на своите колеги, а камерманите и фотографите тешко ќе можат да направат снимки од вашата презентација.

 

Двапати проверете дали

 
 
  Озвучувањето работи (ако е потребно);
  Стативот за микрофони и микрофоните функционираат (ако е потребно и ако ги има);
  Има доволно приклучоци за камерите;
  Има список за запишување и материјали.

Технички прашања
Проверете ја просторијата каде ќе се одржува конференцијата за печат неколку часа пред почетокот на настанот. Проверете дали целата опрема функционира и дали се исполнети техничките услови. Ако користите подиум, погрижете се тој да биде поставен како што треба и да е во една боја. 

Сината се смета за најдобра боја за позадина - делува смирувачки и добра е за на телевизија. Од ѕидовите тргнете ги сите слики и отстранете ги огледалата. Зад подиумот со говорниците поставете го логото или плакатот на вашата организација, за да го снимат телевизиските камери и фотографите. Логото може да го поставите блиску до микрофонот, а во близина ставете ги графиконите кои ќе ги користите.  

Време 
Многу е важно да сметате на времето. Општо земено, во Македонија најдобро време за одржување конференција за печат е помеѓу 10 и 13 часот. Во спротивно, ризикувате да нема одѕив од медимуите. Во Македонија новинарите обично почнуваат да работат околу 9 часот (освен во радиостаниците). Крајните рокови за предавање на текстовите во печатените медиуми се рано попладне. Потрудете се вашата конференција за печат да не се одржува во исто време со некој друг важен настан или со друга конференција за печат. Проверете во некоја од големите новински агенции дали се случуваат и други настани во исто време.

Времетраење 
Времетраењето на конференцијата за печат е многу битно. Таа не треба да трае подолго од 45 минути. Трудете се да останете фокусирани врз една тема и во воведното обраќање учтиво истакнете ги правилата и потсетете ги новинарите дека ќе одговарате само на прашања кои се поврзани со вашиот настан. Тоа не значи дека не треба да бидете подготвени за неочекуваното.

Структура 
Ако имате модератор, тоа обично помага конференцијата за печат да се одвива според планот. Модераторот треба да ги претстави сите учесници по име, функција и организација (медиумите овие податоци треба да ги добијат и во писмена форма); да го контролира времето на презентациите и сесиите за прашања и одговори; и да ја затвори конференцијата за печат.

Почеток:

 Модераторот или водителот ја поздравува публиката и ги претставува говорниците. Секое лице треба да биде претставено со целото име и презиме и со функцијата.


Изјави:

 Изјавите треба да бидат кратки, јасни и конкретни, и вкупно не подолги од 15 минути. Имајте ги изјавите и во писмена форма и на повеќе јазици (ако е потребно). На крајот на конференцијата за печат поделете им ги на новинарите.


Прашања:

 Секој новинар што поставува прашање треба да си го каже името и медиумската организација која ја претставува. Ако новинарот не само што прашува, туку се обидува и да отвори некаква дебата, потрудете се да не бидете вовлечени во неа.



Затворање:

 Модераторот или водителот треба да и се заблагодари на публиката и да ја повтори главната порака или информација на конференцијата.

 

 

СОВЕТИ:

 
 
  Не избегнувајте да одговорите на прашањата.
  Не велете дека ќе одговорите подоцна, а потоа да не одговорите.
  Не велете: "Немам коментар" или: "Не знам". Ако не сте подготвени да дадете прецизен одговор, најдобро речете: "Одговорот ќе го добиете во текот на денот", и потрудете се тоа навистина да биде така.
  Ако ви постават прашање кое е надвор од темата, одговорете го, но потоа обидете се да се вратите на главната тема на конференцијата за печат.
  Не заборавајте дека не се претставувате само себеси, туку и вашата организација.
  Првиот презентер треба да ги резимира петте прашања во една кратка изјава што ќе се фокусира врз три главни точки и нема да трае подолго од 5 минути.
  Правилата кажете ги однапред: колку ќе трае конференцијата, колку време е предвидено за прашања и одговори и дали по неа има можност за одделни интервјуа (првенствено за ТВ и за радиостаниците на кои им требаат конкретни кратки изјави за нивните прилози).
  Подгответе список на кој новинарите ќе се потпишуваат кога ќе пристигнат на конференцијата за печат. Нека го наведат нивното име, функција, организација и контактни информации (број на мобилен телефон, факс, и-мејл адреса). Податоците може да ги искористите за да ја ажурирате вашата база на податоци. Ова ќе ви помогне да ги идентификувате и да стапите во контакт со оние медиуми чии новинари присуствувале на вашата конференција за печат. Тоа овозможува да стапите во контакт со нив и да им дадете дополнителни информации, ако сметате дека е потребно.
  Во повеќето случаи, на конференцијата за печат треба да има најмногу двајца говорници и еден експерт за темата.
  Кога ќе ја дистрибуирате поканата за конференцијата, не заборавајте ги националните новински агенции. Повеќето од нив до корисниците испраќаат список на дневни настани.
 

РАСПОРЕД

 
 
  Една недела пред конференцијата за печат:
  Проверете ја просторијата;
  Резервирајте озвучување и микрофони;
  Дизајнирајте и изработете позадина;
  Направете список за потпишување на новинарите и прес-пакети;
  Поканите испратете ги по факс, пошта или преку лична испорака на: уредниците, редакциите, репортерите, националните новински агенции.
   
Еден ден претходно:
  Формализирајте го редоследот на говорниците и кој што ќе каже;
  Јавете им се на сите релевантни медиуми и инсистирајте на нивно присуство;
  Испечатете ги имињата и функциите на говорниците за да им ги дадете на медиумите.
 
Тоа утро:
  Повторно проверете ја просторијата неколку часа пред почетокот на конференцијата за печат;
  Проверете ја целата опрема и електриката.
 
За време на конференцијата за печат:
  Направете список за присуство на новинарите со нивни имиња и адреси;
  Поделете прес-пакети (види ја листата за проверка на прес-пакет на стр. 39);
  Поделете испечатен список на учесници;
  Обратете се со воведен збор и претставете ги говорниците;
  На барање, договорете и одделни интервјуа;
  Снимајте ја конференцијата на аудиолента и направете фотографии за интерна употреба и за публикации.
 
По конференцијата за печат:
  Испратете им прес-пакет на оние кои не дошле на конференцијата за печат;
  Јавете им се на некои новинари кои не дошле, но не бидете премногу агресивни;
  Следете ги и снимајте ги извештаите на локалните електронски медиуми и исечете ги написите објавени во печатот;
  Соберете ги материјалите на едно место и што поскоро испратете им ги на учесниците заедно со кус извештај.

 

Соопштение за печат

Соопштението за печат се едно од најупотребуваните форми на комуникација со медиумите. Целта е да се испрати порака до медиумите и да им се овозможи тие да ја пренесат до јавноста. Доброто соопштение за печат користи факти, статистички податоци и цитати, но пред сè имаприказнашто е интересна за објавување и е навремена.

 

 

Соопштението за печат може да:

 
 
  Најавува нешто што ќе се случи наскоро, како свечено отворање или специјален настан;
  Ги информира медиумите за почетокот или за крајот на некоја кампања, проект или програма;
  Ги промовира резултатите на некоја анкета;
  Презентира нешто ново за настан што веќе се случил;
  Обезбедува информации за сè друго што сметате дека јавноста треба да го знае.

Постојат повеќе видови соопштенија за печат во зависност од тоа какви се вашите цели. Соопштението за печат може да презентира став за некое прашање, позиција или мислење. Исто така, тоа може и да промовира некој важен иден настан. Може да содржи прогнози за идниот развој на организацијата и нејзината работа. Ако е потребно, може и да се искористи за нешто да се негира. Соопштенијата за печат, како форма на комуникација, може да се користат како редовен метод за комуницирање со медиумите или како дел од некоја кампања што би вклучувала и интервјуа, објавување податоци, организирање конференции за печат, изложби и други настани.

Соопштението за печат треба да биде фактичко, навремено и да вклучува информации интересни за објавување. Треба да знаете кому да му го испратите соопштението за печат и во него задолжително да го наведете лицето за контакт во вашата организација и неговиот телефонски број.

 

Соопштението за печат ќе биде игнорирано ако:

 
 
  Наликува на промотивна брошура.
  Има куп податоци, но не и конкретна информација.
  Медиумот на кој сте го испратиле не е соодветен за тој вид приказна.

Како се пишува соопштение за печат?

Соопштението за печат мора да содржи:

Кој?

Субјектот на приказната мора да биде идентификуван и опишан.

 

Што?

Предметот или настанот што се покрива мора да биде јасен.
 

Кога?

Датумот, денот и часот на секој спомнат настан што се случил или се
најавува треба да биде јасен.

Зошто?

Причината зошто приказната или настанот е значаен мора да биде
објаснета.

Каде?

Локацијата на настанот треба да биде наведена, заедно со упатства
како да се стигне дотаму.

Контакти!

Наведете ги телефонските броеви, факсовите, и-мејл адресите
и лицето за контакт од вашата организација.

 

Структура на соопштението за печат:

Наслов:

Соопштенијата за печат треба да бидат кратки и информативни.
Насловот е шанса да го привлечете вниманието на медиумите. Но, за да го направите тоа како што треба, потребно е време за да промислите како насловот ја засилува вашата порака. Замислете си го вашиот наслов на првата страница од вашиот локален весник!

Глава:

Најважните факти треба да се стават во првиот пасус, односно во
т.н. глава. Главата ги содржи одговорите на прашањата: Кој? Што? Кога? Зошто? Каде? Таа треба да биде напишана со само неколку кратки реченици.

 

Како не треба да изгледа
главата на соопштението:


Општината Буенавистика го испраќа ова соопштение за печат за да ве информира за конференција за печат што ќе се одржи денеска рано попладне во Градското собрание. Се очекува градоначалникот да зборува за неодамнешните проблеми со водоснабдувањето по загадувањето што се случи синоќа. Водата за пиење ќе биде доставена денес од 8-10 часот претпладне, со 10 цистерни, што е доволно за денешните потреби на граѓаните.

Како треба да изгледа
главата на соопштението:


Водата за пиење во градот Ранкево ќе биде доставена денес, од 8 до 10 часот претпладне. Општината Буенавистика ќе обезбеди 10 цистерни со вода за пиење, што ќе биде доволно за денешните дневни потреби на сите граѓани. Сите детали ќе ги соопшти градоначалникот на денешната конференција за печат во Градското собрание во 2 часот попладне.

 

Текст:

Најважните работи, дури и ако се случиле последни, треба да се

стават први. Деталите кои се најмалку важни за настанот треба да се наведат кон крајот на приказната. Тоа им овозможува на уредниците да ги исфрлат бекграунд информациите, ако мораат, без да губат од своето време при подготвувањето на вестите и почитувањето на роковите.

Етикета:

Секогаш ставете кратко резиме на вашата изјава за мисијата или

“етикета” што ги дава клучните бекграунд информации за вашата организација, а може да вклучува и општо резиме на вашиот проект, бројот на луѓето, финансиските средства и информации за вашите партнери. Етикетата може да биде вградена во текстот на соопштението за печат, за да помогне во објаснувањето зошто е вклучена вашата организација.

Контакт информации:

Не заборавајте да ги наведете името и телефонскиот

број на вашиот портпарол или медиумски координатор. Оваа информација ставете ја на врвот на страницата од вашето соопштение за печат, наспроти логото на вашата организација, и погрижете се таа да се најде на секоја страница од соопштението (во случај страниците да се измешаат во факсот).

Фотографии:

Ако имате, можете да користите фотографии за да ја

илустрирате вашата вест, или информирајте ги медиумите дека фотографиите им се на располагање.

ЗАБЕЛЕШКА:

Секогаш проверувајте дали соопштението за печат стигнало до медиумите. Јавете се на телефон и ако не било примено, веднаш испратете го повторно.

 

Дистрибуција

Додека го пишувате соопштението за печат треба да ги дефинирате и целните медиуми и да ги именувате конкретните новинари на кои ќе им го дистрибуирате соопштението. Дознајте ги нивните рокови за предавање на текстовите и оставете си доволно време за откако ќе им ги испратите информациите по факс или по електронска пошта, да им се јавите и на телефон. Во Македонија е најдобро соопштението за печат да им го доставите на новинарите пред 13 часот.

Ако вашето соопштение за печат е одговор или појаснување на некој погрешен новинарски текст, јавете се во медиумот и кажете им дека им испраќате соопштение, за тие што е можно побргу да му го предадат на одговорниот уредник или новинар.

Ако имате веб страница, објавете го соопштението за печат поскоро и на видливо место.

Брифинг за новинари

Брифинг за новинари

Брифингот за новинари е форма на комуникација со медиумите, чија главна цел е информирање на новинарите, наместо преку нив директно да се информира јавноста. Тие можат да се искористат и за да се даде информации за следни приказни. Ова може да биде ефикасен метод вашите идеи за приказни да им ги презентирате на новинарите и е добра можност за средба на вашиот персонал со нив.

Брифингот може да се организира како затворена конференција за печат, на која новинарите добиваат подетални информации отколку на вообичаените конференции за печат, без камери, фотографи и микрофони. Тој често се смета за неформална комуникација со медиумите. Одржувањето редовни брифинзи (еднаш месечно) на новинарите им дава информации кои тие може да ги искористат за приказни. Приказните кои произлегуваат од брифинзите за новинари може да помогнат и во напорите на вашата организација да добие поголемо присуство во медиумите. Дури и ако не ги организирате еднаш месечно, може да ги користите секогаш кога ќе почувствувате потреба да им дадете најнови информации за вашите постигнувања, да ги информирате за резултатите на некое истражување или иницијатива, или да ги запознаете со некоја тема од локално значење.

Брифинзите се обично одличен и евтин (од организациски и од технички аспект) начин вашиот персонал одговорен за деловната политика да се сретне со новинарите и со нив да размени информации и мислења. Можете да ги организирате надвор од вашите деловни простории, на локацијата каде што се изведува проектот или во соработка со други партнери, ако е тоа адекватно. Но, запомнете дека иако се тие неформални, ништо не е "неофицијално".


Како се организира брифинг за новинари?
Најдобро е брифинзите за новинари да се организираат во сала за конференции или во некоја голема канцеларија. Не се покануваат сите медиуми. Изберете ги оние кои се најрелевантни за вашите теми и поканете 6 до 12 новинари. Имајте предвид дека треба да поканите двојно поголем број отколку што очекувате да дојдат и дека некои новинари "ќе отпаднат" во последен момент.

Секогаш е корисно да подготвите печатени материјали и дополнителни информации. Ако одржувате редовни брифинзи за да ги запознаете медиумите со вашите најнови достигнувања и со следните активности, за новинарите подгответе копии од билтенот, доколку го имате (види: Билтени, стр. 51), распоред на следните настани и, можеби, една страница со постигнувања или селектирани неодамнешни успеси. Во други случаи, брифингот го организирате за да претставите одредени информации, како што се резултати од истражувања или стратешки планови, со што на новинарите ќе им дадете информации за некоја локална тема за која би сакале повеќе да се заинтересираат. Во тој случај треба да подготвите јасни извештаи во писмена форма (не повеќе од четири страници), со основните информации кои ќе ги презентирате, и да им дадете копии од сите графикони, табели или дијаграми кои ќе ги користите. Добро е да им дадете и список на други луѓе или организации на кои можат да им се обратат за дополнителни информации за темата. Од вашиот тим треба да повикате најмногу три лица да присуствуваат на брифингот. Треба да бидат присутни портпаролот и еден експерт.

Неколку дена претходо...

 
  Резервирајте конференциска сала или поголема канцеларија;
  Повикајте и лично поканете 6 до12 новинари;
  Потврдете го учеството на портпаролот и на експертите (2 до 3 лица);
  Развијте ги вашите теми и главните поенти;
  Подгответе печатени материјали и дополнителни информации.

Модерирањето на дискусијата за време на брифингот ќе помогне вашата група и поканетите новинари да имаат плодна дискусија, а не официјална презентација по која би следувале прашања. Исто така, модераторот ќе се погрижи во дискусијата да не доминира само еден новинар.

Ќе знаете дека сте биле успешни ако новинарите продолжат да работат на темите од брифингот и ако почнат да известуваат за нив и понатаму да истражуваат. Тоа ќе биде очигледно и ако тие продолжат да доаѓаат на вашите брифинзи и доколку почнат да се обраќаат во вашата организација како извор на информации, дури и надвор од контекстот на вашите брифинзи.

СОВЕТИ: 

 
  За време на брифингот, на вашите говорници претставете им ги новинарите и запознајте ги меѓусебно.
  Понудете им кафе, чај или безалкохолни пијалаци.
  Секому дајте му шанса да зборува.
  Одржувајте контакти со новинарите и по брифингот.

logo4

Актив.мк е Интернет платформа посветена на зајакнување на соработката меѓу граѓанските организации од областа на човековите права и медиумите, со цел да се олесни меѓусебната размена на информации меѓу двата сектора и да се придонесе кон унапредување на човековите права и слободата на изразување.

 

Повеќе

© 2018 Aktiv.mk. All Rights Reserved.